¿Qué es la Gestión de Flotas?
Los gestores de tráfico saben lo importante que es el disponer de un Sistema de Gestión de Flotas para sobre todo, poder tomar las decisiones adecuadas en su empresa. El buen funcionamiento de una empresa depende de una buena gestión y planificación de sus recursos móviles.
Sistemas de Gestión de Flotas
No descubrimos nada nuevo si decimos que no se puede gestionar adecuadamente una empresa que tenga activos móviles, si no se controlan aspectos relacionados con el consumo de combustible, con la actividad de los conductores y el estado de los vehículos, entre otras múltiples funcionalidades. Por este motivo, los sistemas de gestión de flotas se han convertido en una herramienta básica e imprescindible para
una empresa que apueste estratégicamente por implantar los procesos de mejora continua que le permitan seguir siendo competitiva en el mercado del transporte.
¿Cómo funciona la gestión de flotas?
La gestión de flotas es aquella herramienta que permite en tiempo real estar al tanto de lo que sucede con cada uno de los activos móviles de una empresa. Hoy en día, la gestión de flotas puede ser aplicada sin importar el tamaño de la flota que se tenga y tampoco los vehículos que lo componen, permitiendo tener un mayor control sobre lo que, sin un Gestor de Flotas, quedaría en manos de la suerte y los imprevistos del camino.
A la hora de determinar cómo gestionar una flota de vehículos, nos encontramos con un mercado que cuenta con amplias posibilidades de desarrollo. Cada vez es mayor la tendencia a instalar este tipo de sistemas en los vehículos y particularmente los empresarios se dan especial cuenta de esto, ya que son herramientas muy potentes que proporcionan a corto y medio plazo un enorme beneficio y ahorro en los costes.
¿Qué son las operaciones de flotas?
Estos Sistemas de Gestión de Flotas han evolucionado de manera considerable en los últimos años, representando una solución cada vez más indispensable para los negocios. Es fundamental para las empresas poder controlar y minimizar sus costes, por lo que una empresa con visión de futuro, que pretenda sobrevivir en un entorno cada vez más competitivo, necesitará apostar por estos sistemas.
La capacidad de adaptación a las necesidades específicas de los clientes, es otra de las principales particularidades de estos Sistemas de Gestión Flotas. Cada empresa es distinta, por eso ofrecen soluciones completamente adaptadas a las necesidades de cada sector. Existen multitud de opciones, y son los expertos en estos Sistemas de Gestión de Flotas quienes conjuntamente con el cliente, configuran el sistema óptimo para cada necesidad.
¿Qué hace un gestor de flotas?
Estos sistemas ofrecen un gran potencial y muchas ventajas concretas, además de multitud de beneficios económicos. Localización GPS, control de la flota en tiempo real, informes de actividad de la flota, control de zonas, panel de indicadores, control de mantenimiento, calificación de conductores y control del mantenimiento, entre otras múltiples funcionalidades.
El conocer la ubicación del vehículo, el estilo de conducción, las desviaciones de ruta o los tiempos muertos de los conductores, es muy necesario para los gestores de tráfico para poder actuar en consecuencia, ya que de no ser así, la mala gestión de todo esto, podría provocar en la empresa perder grandes cantidades de dinero como por ejemplo con el consumo excesivo de combustible.
Sin embargo, los beneficios más evidentes de estos sistemas, es que ayudan a reducir los costes asociados al mantenimiento de la flota y al combustible. Los sistemas más avanzados de gestión de flotas pueden darte información exacta sobre el combustible usado y el derrochado, resaltando dónde deben mejorar tus vehículos. A modo de resumen, podemos enumerar algunas de las ventajas del software de gestión de flotas:
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- Reducción de costos
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- Seguimiento del comportamiento de la conducción
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- Garantizar la seguridad tanto del conductor como de la carga y el vehículo
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- Aumentar la seguridad del resto de usuarios de la vía
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- Seguimiento de vehículos comerciales
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- Mantenimiento preventivo
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- Consumo eficiente de combustible
¿Cómo mejorar la gestión de flotas?
Pero sin lugar a dudas, los principales beneficios que se derivan de la implantación de un Sistema de Gestión de Flotas en una empresa, y que suponen una mejora competitiva para las mismas son:
Una mejora de la productividad y rentabilidad gracias a una gestión eficaz del combustible, al control del comportamiento de los conductores, a la comunicación con el chofer y envío de rutas y a la mejora en la asignación de trabajos en función del estado de la conducción.
Una mejora de la seguridad gracias a la reducción de incidencias y accidentes, a la ayuda en la prevención y gestión de robos y recuperación de activos y al control del uso del vehículo fuera de horario y zona no autorizados. Una mejora en la toma de decisiones, gracias a la visualización rápida y sencilla a través de paneles de indicadores y dashboards, adaptados a los distintos perfiles de usuario.
Una mejora en el servicio a los clientes, gracias a la posibilidad de tomar decisiones en tiempo real ante incidencias o retrasos en el transporte, a la visión y trazabilidad de la carga en tiempo real y tiempos de entrega más fiables y a incrementar la fiabilidad de la flota y del servicio.
10 Razones por las que es necesaria la Gestión de Flotas de Transporte
El buen funcionamiento de una empresa depende de una buena gestión y planificación de los recursos móviles, por eso, a continuación, vamos a detallar las 10 razones para contratar un sistema de gestión de flotas de transporte.
1 – Ahorro y eficiencia
Conocer la ubicación del vehículo, el estilo de conducción, las desviaciones de ruta o los tiempos muertos de los conductores, es muy necesario para los gestores de tráfico para poder actuar en consecuencia, ya que de no ser así, la mala gestión de todo esto, podría provocar en la empresa perder grandes cantidades de dinero como por ejemplo con el consumo excesivo de combustible.
2 – Mayor seguridad
Un sistema de estas características nos permite llevar a cabo un seguimiento exhaustivo y en tiempo real del vehículo, del remolque, del conductor, de la carga y de los pasajeros. Así mismo, te ayuda en la prevención y gestión de robos y recuperación de activos, en la reducción de incidencias y accidentes y en el control del uso del vehículo fuera de horario y zona no autorizados. La seguridad es uno de los aspectos que más preocupa a las empresas y en donde un sistema de gestión de flotas de transporte aporta mayores beneficios.
3 – Comunicación con los conductores
Podrás tener una comunicación bidireccional entre gestores y vehículos, pudiendo enviar puntos de interés, mensajería para compartir información, rutas y configurar tus propios formularios de trabajo y enviar órdenes de trabajo al dispositivo del conductor.
4 – Integración con otras plataformas
La integración de un software de gestión de flotas con el ERP de tu empresa, permite compartir la información entre ambas plataformas, lo que facilita la gestión diaria del gestor en una sola aplicación.
5 – Informes programados
Podrás recibir en tu correo electrónico periódicamente informes de la actividad de la flota, rutas, gráficas de consumo o datos sobre la conducción de tus chóferes entre otros. Además, tendrás notificaciones y alertas sin necesidad de acceder a la plataforma.
6 – Conocer el estado de la mercancía
Porque en las empresas de distribución, mantener la calidad de la mercancía es fundamental, los modernos sistemas de gestión de flotas permiten conocer el estado de la carga durante todo el proceso de transporte. Por ejemplo, la temperatura, con el fin de garantizar que en ningún momento se ha roto la cadena de frío.
7 – Información en tiempo real
Las empresas con un software de gestión de flotas de transporte, pueden conocer en todo momento la localización de los vehículos en tiempo real, de modo que se pueden tomar decisiones referentes a quien debe realizar cada trabajo en cada momento de manera óptima. Al mismo tiempo, se busca evitar tiempos y actividades ociosas sin justificación, de modo que se disponga de un historial completo y fiable del trabajo realizado.
8 – Aporta un mayor servicio a tus clientes
Tu cliente final es muy importante para ti, por eso puedes tener el control del servicio que estás aportando a tu cliente en cada momento, permitiendo tomar medidas correctoras para su mejora. A su vez, tienes la posibilidad de tomar decisiones en tiempo real ante incidencias o retrasos en el transporte.
9 – Mejora de la conducción eficiente
A través de un sistema de gestión de flotas de transporte podrás tener conexión al canbus del vehículo, lo que te permite obtener diferentes tipos de informes, que permitan a la empresa realizar un análisis exhaustivo de los estilos de conducción de cada chofer y poder así tomar decisiones referentes a las medidas a implantar de manera personalizada. Con este método, se consigue aplicar mejoras a cada chofer de manera individual, con lo que los objetivos y resultados obtenidos son inmediatos, teniendo un gran impacto positivo en los costes de cualquier empresa.
10 – Mejora del mantenimiento
Con la ayuda de un software de gestión de flotas, podremos implementar programas de mantenimiento, lo que nos va a ayudar a mantener nuestros vehículos en mejores condiciones para su uso, además, nos permitirá detectar fallos y averías. Para una empresa el poder detectar con antelación las averías en los vehículos es algo muy importante, ya que, de no ser así, podría implicar costosas reparaciones y prescindir del vehículo durante un tiempo, lo que podría afectar negativamente a los resultados de la empresa.
10 Consejos para Mejorar la Gestión de Flotas
Las decisiones de gestión de flotas dependen no sólo de la naturaleza de las actividades de la flota, sino también de las necesidades particulares de la empresa.
Administrar bien la flota es esencial, y para ello le ayudará mucho el uso de un software de gestión de flotas. Es una base de datos para ayudar a controlar, organizar y coordinar los vehículos y su uso de forma más eficiente, y así la empresa puede lograr los resultados deseados mucho más rápido.
Aquí le damos 10 consejos que debe tener en cuenta para gestionar bien su flota.
1. Establezca una estrategia y procesos claros
Los procesos claros y organizados garantizan que haya un flujo de trabajo y evitan la confusión entre los equipos y los conductores de flotas. Además, tener un procedimiento central para todos los elementos de operación dentro de la flota permite revisar y mejorar las políticas regularmente para mejorar la eficiencia y la productividad de las flotas.
2. La política de la empresa es importante
El establecimiento de políticas de la empresa para el comportamiento de los conductores, la formación y el mantenimiento ayuda a reducir los costos y fomenta su cumplimiento. También ayuda a garantizar que su operación siempre se desarrolle sin problemas. Sus políticas deben establecer expectativas claras para los conductores y otras personas de su organización, y todo el personal debe conocer sus responsabilidades y reglas.
3. Rastree todo sobre su flota
Debe rastrear, recopilar y administrar el rendimiento de sus vehículos, conductores, combustible, rentabilidad, etc. para tener una imagen más completa de cómo funciona la flota, detectar tendencias y ver áreas donde se pueden realizar mejoras.
Algunas métricas que impactan directamente en su flota incluyen:
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- Seguimiento de costos y uso de combustible
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- Mantenimiento de vehículos
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- Tiempo dedicado a los viajes
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- Rendimiento (desempeño) y satisfacción del conductor
4. Optimice el uso de la flota y los horarios
Las rutas ineficientes cuestan a las empresas de flotas tiempo, dinero y un cansancio extra al conductor.
Realice auditorías periódicas buscando viajes innecesarios. Comunique cualquier inquietud a los conductores para que sepan que está supervisando el rendimiento. Además, vea si puede realizar modificaciones que puedan evitar que se produzcan viajes innecesarios.
5. Fomente el buen comportamiento de conducción
Un buen comportamiento de conducción reduce los costes de reparación y mejora la eficiencia. Los conductores eficientes usan menos combustible, tienen menos accidentes y evitan sanciones. Un dispositivo telemático puede ayudar a monitorear el comportamiento de los conductores, el tiempo de inactividad y mucho más.
6. Realice mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo y las inspecciones son esenciales para garantizar la seguridad de su flota. No espere hasta que los vehículos requieran reparaciones importantes. A largo plazo, resulta menos costoso pagar el mantenimiento preventivo que las reparaciones importantes. Sus conductores también se beneficiarán, porque como resultado tienen menos probabilidades de que su vehículo sufra una avería o de sufrir un accidente debido a problemas con el vehículo.
7. Mantenga una comunicación clara
La comunicación es vital cuando gestiona cualquier equipo. Esto puede resultar especialmente complicado cuando se gestiona una flota, ya que es raro que su equipo esté en un mismo lugar al mismo tiempo. Asegúrese de mantenerse en contacto con sus conductores con regularidad para estar al tanto de su horario y progreso y para que sepan cuál es su situación.
8. Use geocercas
Una geocerca crea un perímetro virtual alrededor de una ubicación y cada vez que un vehículo entre o salga del perímetro, usted recibirá una alerta. Sabrá inmediatamente si el vehículo está en su trayectoria, si está fuera del horario, puede indicar un robo, o también puede ser usada para confirmación de entrega.
9. Utilice la telemática
La información es vital para optimizar su flota. La telemática proporciona información valiosa sobre el rendimiento de su flota y el comportamiento de los conductores. Un dispositivo instalado en cada vehículo permite un control completo de su flota, desde el seguimiento de vehículos y el análisis de rutas hasta el registro de frenadas bruscas, aceleraciones bruscas y exceso de velocidad.
Por ejemplo, un sistema telemático para gestión de flotas le muestra:
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- El consumo de combustible
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- Diagnóstico del motor
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- Comportamiento del conductor
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- Previene el robo y ayuda a recuperar activos
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- Seguimiento de activos
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- Planificación de mantenimiento y advertencias
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- Optimización de ruta
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10. Mejore continuamente la gestión de flotas
Todos los consejos anteriores son clave para administrar bien una flota, pero todas las acciones deben desarrollarse y mejorar continuamente. Piense en formas de implementar nuevas soluciones en la gestión de su flota. De vez en cuando, reúna a su equipo para realizar una sección de crear nuevas ideas para desarrollar el negocio.
Conclusiones
La gestión eficiente de flotas es esencial para empresas con activos móviles. Monitorizar en tiempo real el comportamiento, ubicación y estado de los vehículos es crucial para la seguridad, optimización de combustible y decisiones estratégicas que aumentan la productividad. Los sistemas de gestión de flotas ofrecen un panorama completo de la actividad vehicular, desde localización GPS hasta mantenimiento preventivo.
En este escenario, Flotasnet®, software de Fagor Smart Data Services, destaca por su adaptabilidad y soluciones personalizadas a las necesidades de cada negocio. Su capacidad de adaptación garantiza que las empresas no solo gestionen sino optimicen su flota. Para mantenerse competitivas en un mercado saturado, las empresas deben considerar la integración de herramientas robustas como Flotasnet® en sus operaciones.
En resumen, si quiere la mayor eficiencia en la gestión de sus flotas, no dude en contactarnos.
